Funcionalidades técnicas
Todo lo que resuelve el día a día de tu asesoría laboral
Ocho áreas de la plataforma, con las que tu equipo deja de visitar portales, perseguir documentación y vigilar plazos a mano. Imágenes reales del producto.
Nuevo · En vigor desde el 5 de octubre de 2026
Contratos que ya cumplen el Real Decreto 723/2026
Cada contrato sale con el anexo de los elementos esenciales: salario desglosado, jornada, período de prueba, preavisos y convenio con su código y vigencia, extraídos al detalle de cada convenio colectivo. Las funciones del puesto, a partir de la Clasificación Nacional de Ocupaciones.
Control de representaciones
Saber a quién representas, hasta cuándo y con qué responsabilidades.
- 01.1
Gestión del certificado digital de la asesoría
Carga segura del certificado de representante de la asesoría como pieza central del sistema. A partir de él se desencadenan todas las gestiones automatizadas con TGSS, AEAT, Haciendas Forales y demás organismos.
- 01.2
Panel unificado de representaciones
Vista única de todas las representaciones ante Seguridad Social, AEAT y Hacienda Navarra: a quién representas en cada organismo, con fechas de validez y vencimientos próximos. Los datos se sincronizan automáticamente con los portales oficiales.
- 01.3
Control de representaciones huérfanas
Detección de representaciones activas que ya no se corresponden con clientes en cartera. Permite identificar y desasignar a no-clientes para evitar la recepción de sus notificaciones —especialmente en DEHú— y los problemas legales que conlleva tenerlas vigentes sin gestionarlas.
- 01.4
Apoderamientos y notificaciones que llegan por ellos
Cada representación vigente convierte a la asesoría en destinataria de las notificaciones de ese cliente: las de la Administración en general por DEHú (sección 10) y las del INSS y la TGSS a los apoderados del Registro de Apoderamientos de la Seguridad Social por NOTESS (sección 11). Certificadix enseña en la ficha de cada cliente ante quién le representas y qué notificaciones han entrado por cada canal.
Certificados administrativos automatizados
Descarga programada de 27 tipos de certificados sin visitar los portales.
tipos de certificado
Seguridad Social (TGSS)
- Estar al Corriente SS
- Estar al Corriente SS (Contratación)
- Estar al Corriente SS (Subvenciones)
- Estar al Corriente SS (Art. 42 ET)
- Estar al Corriente SS (Fecha Anterior)
- Informe de Deuda SS
- Informe de Deuda Detallado SS
- Vida Laboral
- Situación de Cotización
- ITA (Trabajadores en Alta)
- IPTA (Plantilla Media)
- RLC Duplicado
- RNT
Agencia Tributaria (AEAT)
- Estar al Corriente AEAT
- Estar al Corriente AEAT (Contratación)
- Estar al Corriente AEAT (Subvenciones)
- Estar al Corriente AEAT (Transporte)
- Estar al Corriente AEAT (Extranjeros)
- Certificado IAE
- Contratistas AEAT
Hacienda Navarra
- Estar al Corriente Navarra
- Subvenciones Navarra
- IAE Navarra
- IAE Histórico Navarra
- Carta de Pago Navarra
Registro de Empresas Acreditadas
- Certificado REA
- Consulta REA
Solicitud programada de certificados
Descarga masiva y desatendida de certificados de los organismos públicos para todos los clientes en cartera, no solo los que los solicitan expresamente. Se programa qué certificados obtener, para qué clientes, en qué día del mes y a qué hora; el sistema ejecuta las descargas y publica los documentos en cada ficha.
Detección automática de deudas y declaraciones pendientes
Cada certificado descargado se analiza automáticamente. Si un cliente tiene deuda con TGSS o AEAT, o tiene declaraciones no presentadas, la asesoría lo sabe al instante con importe y detalle. Sistema de avisos por correo electrónico tanto al asesor responsable como al propio cliente, con histórico de cambios de estado.
Cartas de pago automáticas (Hacienda Navarra)
Cuando se detecta una deuda en Hacienda Navarra, el sistema genera automáticamente la carta de pago correspondiente y queda lista para enviarla al cliente desde la propia aplicación, sin volver a entrar en el portal de la Hacienda Foral.
CCCs y gestión de trabajadores
Toda la información de los trabajadores de cada cliente, sincronizada con Sistema RED.
- 03.1
Datos completos de los CCCs
Obtención automática desde Sistema RED de toda la información de cada Cuenta de Cotización: datos identificativos de la empresa, datos de recaudación, exclusiones aplicables, datos bancarios (IBAN) con detección de empresas sin domiciliación, y convenio colectivo aplicable. Vista totalizada de empresas y trabajadores por convenio.
- 03.2
Gestión completa de trabajadores
Ciclo completo del trabajador desde la plataforma, sin acceder a la sede electrónica de la Seguridad Social: altas y bajas directas, modificaciones de jornada y cualquier comunicación habitual del ciclo laboral.
- 03.3
Sincronización diaria e IDC histórico
Puedes programar una sincronización diaria de todos los CCCs y actualizar la plantilla de cada empresa con sus trabajadores. Se descarga el IDC de cada trabajador, con todos sus tramos históricos (bases, categorías profesionales y días cotizados) más el último tramo actualizado al día. Esto garantiza datos al día para cotización, consultas y respuesta inmediata al cliente. Descarga del documento IDC por trabajador.
- 03.4
Fichero FIER centralizado
Recepción automatizada y centralizada de las comunicaciones FIER del INSS (incapacidades temporales, altas, bajas, prórrogas). Cada comunicación se asocia automáticamente a la empresa y al trabajador, y se notifica por correo electrónico para que la asesoría reaccione de inmediato. Control total de las IT en curso de toda la cartera.
Ficheros RED de la Seguridad Social
Las respuestas firmadas que el host de Sistema RED devuelve tras cada envío, descargadas, descifradas y convertidas en PDF legible.
Descarga y descifrado de los acuses .GISS
Conexión a los servicios de Sistema RED con el certificado de la asesoría para descargar los acuses técnicos que el host de la Seguridad Social devuelve tras cada envío RED y cada remesa de SILTRA. Certificadix verifica la firma electrónica de la TGSS, descifra el formato propietario .GISS a texto legible y conserva el fichero original firmado como evidencia con valor probatorio. Sincronización manual o programada (diaria, semanal o mensual).
Archivo mensual de toda la cartera
Galería única de todos los ficheros con dos vistas, «Por meses» y «Cronológica». El archivo mensual agrupa cada mes en cuatro familias —liquidaciones, rectificaciones fuera de plazo, afiliación e INSS, y comunicaciones de la TGSS— y vincula automáticamente cada fichero al cliente cruzando NIF, CCC y NAF. Cada liquidación muestra su estado derivado: consolidada, borrador, no calculada, rectificación fuera de plazo o anulada.
PDF legible de cada documento
Generación automática del PDF oficial A117 para los informes de trabajadores en alta (ITA), idéntico al de SILTRA, y de documentos legibles para el resto: respuestas a remesa (RES1) con el resultado por liquidación y las incidencias por trabajador, respuestas de afiliación (FRA) con su tabla de movimientos, y RLC, RNT, DCL y CAL en el formato CRETA oficial. Descarga en PDF, TXT descifrado o .GISS original.
Filtros, vigencia y avisos
Búsqueda por fichero, cliente, razón social o NIF, y filtros por tipo y por calificador de liquidación (L00, L02, L03, L13, L90…). El interruptor «Solo vigentes» muestra únicamente el último documento de cada liquidación y oculta los sustituidos. Las respuestas a remesa con liquidaciones no calculadas o incidencias quedan señaladas para revisar, y las rectificaciones fuera de plazo se separan para vigilar la liquidación complementaria o el cargo posterior.
Pruébalo sin compromiso
Gratis, con tu propia cartera de clientes
Comprueba cómo trabaja Certificadix con tus clientes reales antes de decidir.
Verificación de comunicaciones laborales
Detección automática de errores y omisiones en Contrat@ y Certific@2.
de sanción evitada por cada Certific@2 no enviado
Sincronización diaria con Contrat@
Cruzando los tramos de IDC con las comunicaciones de Contrat@, el sistema verifica si los contratos —indefinidos y eventuales— están realmente registrados, y detecta errores y discrepancias incluso en contratos ya registrados. En contratos eventuales controla los vencimientos. En contratos de interinidad permite asignar al trabajador sustituido y, mediante la sincronización con FIER, controla los plazos reales de finalización.
Sincronización diaria con Certific@2
Con los periodos de IDC actualizados, el sistema lista los trabajadores que han causado baja y verifica si se ha enviado el Certific@2 correspondiente. En caso de no estar enviado queda pendiente para que se envíe y así evitar sanciones de hasta 700 € por Certific@2 no enviados. Y en caso de estar enviado, descarga el certificado con su CSV y lo remite a la empresa y al trabajador.
Contratos laborales
Creación, envío y firma digital de contratos en un único flujo, con la información del Real Decreto 723/2026 ya incorporada.
- 06.1
Creación de contratos laborales
Generación de contratos con plantillas predefinidas y relleno automático de los datos del trabajador y de la empresa ya cargados en la ficha del cliente. Posibilidad de creación manual o automatizada (a partir de una solicitud entrante del Portal del Cliente). Incluye gestión de cláusulas: creación, edición y reutilización de cláusulas personalizadas que se incorporan a cada contrato según el tipo de relación laboral. Las copias básicas se generan en el mismo flujo.
- 06.2
Real Decreto 723/2026: el anexo informativo, dentro del contrato
Desde el 5 de octubre de 2026 la empresa debe informar por escrito, antes del primer día, de los elementos esenciales del contrato: salario desglosado, jornada, período de prueba, preavisos, convenio con su código y vigencia, mutua, plan de igualdad, algoritmos… Cada contrato sale con un anexo que recoge las 17 letras del artículo 3.2, sin campos nuevos que rellenar: se compone con los datos del trabajador, de la cuenta de cotización y del convenio. Los convenios colectivos se extraen al detalle —período de prueba, preavisos, jornada, vacaciones, horas extra, formación— con su artículo y la cita literal, para que la remisión al convenio sea precisa como exige la norma. Lo que solo sabe la empresa (plan de igualdad, protocolo de acoso, medidas LGTBI, algoritmos, previsión social) se contesta una vez y llega solo a todos sus contratos; lo que falta, el generador lo avisa antes de emitir.
- 06.3
Funciones del puesto a partir de la Clasificación Nacional de Ocupaciones
El Real Decreto 723/2026 exige describir el puesto con precisión suficiente, y «las propias de su categoría» ya no basta. Un buscador de ocupaciones propone el código de la Clasificación Nacional de Ocupaciones (CNO-11) a partir del puesto que escribe el cliente —abreviaturas incluidas— y del convenio de su cuenta de cotización. Las tareas de esa ocupación, ajustadas al criterio de la asesoría, pasan solas a la cláusula de funciones y al anexo, junto a las de la categoría del convenio. El mismo código sirve para la comunicación del CNO a la Seguridad Social.
- 06.4
Plantilla actual y modificaciones, con acuse de recibo
Para quien ya trabaja en la empresa y solicita la información, y para cada cambio de jornada, salario o condiciones, se genera el documento informativo desde la ficha del trabajador y se envía a firmar. La firma queda como prueba de la entrega, que es lo que pide el artículo 6 del real decreto.
- 06.5
Envío y firma digital simple (Art. 25 eIDAS)
El contrato generado se envía directamente al trabajador y a la empresa para su firma electrónica desde la propia plataforma. La firma se implementa como firma electrónica simple conforme al artículo 25 del Reglamento (UE) 910/2014 (eIDAS), con valor probatorio en juicio. Cada documento firmado queda archivado en la ficha del cliente con sello de tiempo y trazabilidad completa de las acciones realizadas.
Portal del Cliente
Acceso autónomo del cliente bajo la marca de la asesoría.
- 07.1
Solicitudes de altas, bajas y modificaciones
Los clientes inician desde el portal las solicitudes habituales: alta de trabajadores, bajas, cambios de contrato, modificación de jornada y cambio de salario. El proceso de alta de trabajadores está estandarizado para garantizar la captura correcta de toda la documentación que la asesoría necesita —situación del permiso de trabajo, estado civil, hijos, etc.—, evitando el típico ida y vuelta de correos para completar datos.
- 07.2
Acceso autónomo a certificados e IDC
Los clientes descargan en cualquier momento sus certificados administrativos ya disponibles en la plataforma, y consultan el IDC actualizado de cada trabajador. Reduce drásticamente las llamadas y correos por documentación que ya está descargada.
Cotización Social — Nóminas
Flujo mensual automatizado desde SILTRA hasta el envío al cliente.
Procesamiento mensual de RLC y RNT
Descarga de los RLC y RNT desde SILTRA y carga en la aplicación, junto con los listados de costes de la nómina. El sistema cruza la información, detecta discrepancias o documentos faltantes, y permite al asesor revisar y dar el conforme. Cuando todo está validado, envía automáticamente por correo al cliente los RLC, los RNT y el listado de costes, con acuse en el portal del cliente.
Variación mensual de datos de nóminas
Proceso estandarizado para que el cliente comunique las variables del mes (horas extras, dietas, comisiones, incidencias) con un formato uniforme. Evita la dispersión por correo y WhatsApp y enriquece el proceso de cálculo de nómina con datos limpios.
Organización interna y control del equipo
Cada técnico controla su cartera y la dirección controla el conjunto.
- 09.1
Calendario de tareas por técnico
Cada técnico dispone de un calendario propio con todas las tareas generadas por sus clientes —altas, bajas, modificaciones, comunicaciones FIER, certificados pendientes, notificaciones DEHú— con vistas diaria, semanal y mensual. Permite ver de un vistazo qué tiene asignado, planificar el día y hacer seguimiento del estado de cada tarea en curso.
- 09.2
Control de proceso a nivel asesoría
Vista a nivel dirección de todo lo que se genera en la asesoría y de su estado real: qué tareas están al día, cuáles pendientes de revisión, qué comunicaciones se han atendido y cuáles no. Asignación de carteras por técnico/departamento para que cada asesor opere únicamente sobre los clientes que le corresponden.
Notificaciones electrónicas DEHú
Todas las notificaciones de la Administración a tus clientes en una sola bandeja, con plazo, responsable y prueba de comparecencia.
- 10.1
Gran Destinatario: una bandeja para toda la cartera
Certificadix te acompaña en el alta de la asesoría como Gran Destinatario de DEHú. A partir de ahí, las notificaciones y comunicaciones de AEAT, TGSS, Haciendas Forales, comunidades autónomas y ayuntamientos dirigidas a cualquiera de tus apoderados entran solas en Certificadix, sin entrar en dehu.redsara.es ni revisar buzón a buzón. Se vinculan al cliente por su NIF y las «Sin vincular» se asignan desde el propio detalle.
- 10.2
Plazos a la vista: 10 días que no se pueden pasar
Cada notificación lleva su fecha de puesta a disposición y su vencimiento, con el plazo legal de 10 días naturales en cuenta atrás. Tarjetas-filtro de Caducadas, Próximas a expirar (≤3 días), Pendientes, Sin revisar y Sin vincular; las filas urgentes se resaltan en rojo y las comunicaciones informativas —sin plazo— quedan en segundo plano. El equipo recibe por correo un resumen de lo nuevo tras cada sincronización, y cada gestor ve en su ficha las de su cartera que están sin comparecer.
- 10.3
Comparecer con un clic, con prueba de quién, cuándo y con qué
Aceptar o rechazar desde el detalle: Certificadix firma la comparecencia con el certificado, descarga el documento y los anexos y archiva el acuse. La pestaña «Comparecencia» deja constancia del usuario que compareció, del certificado empleado y de la hora que certifica DEHú; si la aceptó el propio cliente en DEHú web, lo detecta y lo indica. Dos estados independientes: el de la Administración (pendiente, aceptada, rechazada, expirada) y el de gestión interna (pendiente, en trámite, resuelto, archivado) con historial y comentarios.
- 10.4
Documentos, aviso al cliente y portal
El PDF notificado y el acuse se guardan en la carpeta DEHú de la ficha del cliente. Aviso al cliente por correo con el organismo, el concepto y la cuenta atrás, con los PDF cifrados por defecto con su NIF (AES-256) para que un reenvío por error no exponga nada. Si lo autorizas cliente a cliente, sus notificaciones aceptadas aparecen también en el Portal del Cliente. Destinatarios por familia de correo, y cada gestor ve y atiende solo las notificaciones de los clientes de su cartera.
Notificaciones de la Seguridad Social (NOTESS)
Las notificaciones del INSS y la TGSS a tus apoderados —incapacidad temporal, incapacidad permanente, prestaciones— que nunca pasan por DEHú, en la misma bandeja.
- 11.1
Un canal distinto de DEHú que casi nadie automatiza
Cuando un cliente te apodera en el Registro de Apoderamientos de la Seguridad Social, el INSS y la TGSS te notifican por su propio sistema, NOTESS (la Sede Electrónica de la Seguridad Social), y esas notificaciones no aparecen en DEHú. Hasta ahora había que entrar en la Sede poderdante a poderdante para saber si había algo. Certificadix se conecta al servicio web oficial de la Seguridad Social con el certificado del despacho y recoge las notificaciones de todos tus poderdantes en cada sincronización.
- 11.2
Preparado para la Orden ISM/541/2026
Desde el 1 de septiembre de 2026 la Seguridad Social notifica solo por vía electrónica a los solicitantes y perceptores de incapacidad temporal, a los interesados en expedientes de incapacidad permanente y a los de lesiones permanentes no invalidantes: altas médicas, propuestas de resolución, citaciones al EVI, requerimientos de documentación. Para un despacho que gestiona prestaciones, cada trabajador apoderado es una bandeja más que vigilar. Aquí entran todas en la pestaña «Notificaciones Seg. Social», con la etiqueta verde y el mismo plazo de 10 días naturales para comparecer.
- 11.3
La lista de poderdantes es tu cartera
Certificadix consulta a la Seguridad Social quién te tiene apoderado y crea la ficha de cada poderdante que aún no exista, con su nombre y su NIF tal como constan en la Seguridad Social, para que ninguna notificación entre sin dueño. En la ficha del cliente se ve el apoderamiento —desde cuándo, con qué certificado y cuántas notificaciones han llegado por él— y en la bandeja cada notificación queda vinculada a la persona y al gestor que la lleva.
- 11.4
Comparecencia firmada y documento con sello de tiempo
Aceptar o rechazar desde el detalle, igual que en DEHú: Certificadix pide el acuse a la Seguridad Social, lo firma con el certificado (XAdES) y lo devuelve; a cambio recibe el PDF notificado con el sello de tiempo. El acuse con las dos firmas se archiva como prueba de no repudio y la pestaña «Comparecencia» registra quién compareció, cuándo y con qué certificado. Si el cliente compareció por su cuenta en la Sede, se refleja en la siguiente sincronización y se recupera el PDF mientras la Seguridad Social lo conserve (30 días). Avisos al cliente, PDF cifrado y estados de gestión, exactamente como en DEHú.
Empieza a centralizar tu departamento laboral
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