Dar de alta a un trabajador en Sistema RED es un trámite de dos minutos. Dar de alta a treinta un viernes por la tarde, antes de que empiece el turno del fin de semana, es otra cosa: son treinta sesiones contra el portal, treinta formularios idénticos y una sola oportunidad de no equivocarse, porque el alta debe comunicarse antes de que la persona empiece a trabajar y llegar tarde se sanciona por cada trabajador.

Esta guía explica cómo funcionan los plazos y las sanciones de altas y bajas, qué se puede tramitar en lote y qué no, y las dos vías por las que los datos de un alta pueden llegar a la asesoría: tecleándolos el asesor, o recibiéndolos de la empresa y del propio trabajador desde el portal del cliente.

Los plazos legales: lo que no admite discusión

Altas: antes del primer día, con hasta 60 días de antelación

El artículo 32 del Reglamento General sobre inscripción de empresas y afiliación (RD 84/1996) es taxativo: las solicitudes de alta deben presentarse con carácter previo al inicio de la prestación de servicios, y como pronto 60 días naturales antes de la fecha prevista de comienzo.

No hay margen. Un alta comunicada el mismo día en que la persona ya ha empezado a trabajar es un alta fuera de plazo.

Bajas y variaciones: 6 días naturales desde el RD 643/2026

Aquí sí ha habido una mejora reciente. El Real Decreto 643/2026 amplió el plazo de presentación de bajas y variaciones de datos de tres a seis días naturales. Es el mismo real decreto que ha creado la obligación de comunicar el CNO de toda la plantilla antes del 1 de febrero de 2027.

La sanción por un alta fuera de plazo es mucho más alta de lo que se cree

El artículo 22.2 de la LISOS tipifica como infracción grave no solicitar el alta de los trabajadores que ingresan al servicio, o solicitarla fuera de plazo. Y añade una frase que lo cambia todo: «se considerará una infracción por cada uno de los trabajadores afectados».

El artículo 40.1.e) fija para esa infracción concreta multas de 3.750 a 7.500 € en grado mínimo, 7.501 a 9.600 € en grado medio y 9.601 a 12.000 € en grado máximo. Por cada trabajador.

Treinta altas comunicadas un día tarde no son una multa: son treinta. Ese es el motivo real por el que las altas en lote importan, y no el ahorro de tiempo.

De dónde salen los datos: las dos vías

Todo alta necesita dos bloques de información que casi nunca están en el mismo sitio:

Los datos del contrato —cuenta de cotización, tipo de contrato, grupo de cotización, jornada, ocupación (CNO), fecha de alta—, que los conoce la empresa.
Los datos personales del trabajador —domicilio, fecha de nacimiento, nacionalidad, IBAN, situación familiar para el modelo 145—, que solo los conoce él.

El ida y vuelta de correos entre asesoría, empresa y trabajador para juntar esas dos mitades es donde se va el tiempo de verdad. Hay dos formas de resolverlo, y ninguna sustituye a la otra: conviven según el caso.

Vía 1 — La asesoría los teclea. La empresa llama, manda un WhatsApp o un correo con la lista y el asesor lo comunica. Es la vía de la campaña que vuelve, del fijo discontinuo al que se llama, de la plantilla de temporada: gente que ya trabajó allí, de la que ya está casi todo grabado.

Vía 2 — Los rellenan la empresa y el trabajador. La empresa inicia el alta desde su portal y el trabajador recibe un enlace personal para poner sus datos. Es la vía del trabajador nuevo, del que no se sabe nada.

Certificadix cubre las dos, y las junta en la misma bandeja.

Vía 1: altas y bajas masivas desde la aplicación

Altas en lote, en cuatro pasos

La pantalla de altas masivas trabaja sobre un lote que puede mezclar varias empresas a la vez. El recorrido son cuatro pasos, y no es un asistente: se puede tocar en el orden que se quiera.

Elegir de qué empresas. La lista trae la cartera con cuánta gente de baja tiene cada una, porque preparar a alguien implica buscar su alta anterior, su informe IDC y el certificado de su cuenta.
Marcar a quién y poner la fecha, una sola vez para todos los marcados.
Declarar de dónde vino la orden (opcional en las altas).
Comprobar y lanzar. El botón vive en una barra que no se pierde de vista.

El prerrelleno: por qué casi no hay que teclear

De cada trabajador que causó baja en esa empresa se recupera lo que se comunicó en su alta anterior: grupo de cotización, tipo de contrato, jornada, ocupación, puesto y el resto de campos del formulario de Sistema RED.

Y cuando el alta anterior no la hizo la asesoría —el caso de casi toda la plantilla heredada, que entra por la sincronización de Sistema RED—, los datos salen del informe IDC, que es lo que la Seguridad Social tiene grabado de su último contrato.

Lo único que hay que poner es la fecha. Y se pone una vez para todos.

Lo que NO se prerrellena, a propósito

Se dejan en blanco deliberadamente las bonificaciones, la condición de desempleado, el colectivo y todo lo que dependía de la situación del trabajador en aquel momento, además de la sustitución y el número de contrato del SEPE.

El motivo es concreto: repetir una bonificación que ya no procede obliga a devolverla (RD-ley 1/2023). Un prerrelleno cómodo aquí sería un pasivo.

Los campos que llegan vacíos —ocupación, grupo, contrato, cuenta— llevan desplegable con su catálogo, y arriba se ofrecen los valores que ya se usan en esa misma cuenta de cotización, con cuánta gente los tiene y separados por origen: lo que la Seguridad Social tiene grabado en el ITA, y lo que comunicó la propia asesoría en altas anteriores. Saber cuál es cuál es lo que permite decidir cuánto fiarse.

Las sugerencias no se rellenan solas. Con treinta filas, autorrellenar sería multiplicar por treinta un error que nadie ha revisado.

Y la fecha de alta no se sugiere nunca: es un trámite con plazo legal, y proponer una fecha es el peor sitio posible para una sugerencia.

Importar el listado desde Excel

Para una tanda de gente nueva —una campaña, la apertura de un centro— no hace falta teclear treinta filas: se sube el listado tal y como esté.

Hacen falta el nombre y apellidos, el DNI o NIE, el correo, la jornada en horas y el puesto. El tipo de contrato, el grupo de cotización, la cuenta, la fecha y el NAF son opcionales; si el fichero los trae, se usan.

Tres detalles que evitan los errores caros:

Las columnas se reconocen solas, pero el reparto se enseña para repasarlo. Una columna de «% jornada» leída como horas no se descubre hasta que ya está comunicada.
La jornada se lee en horas y el porcentaje lo calcula la aplicación contra la jornada completa del convenio. Un porcentaje tecleado no se puede comprobar; «30 de 40» sí. Y si el fichero no dice si las horas son diarias o semanales, se pregunta: cuarenta horas son cuarenta semanales o cuarenta mensuales según quién escriba la hoja, y eso es un factor cuatro en lo que se comunica a la Seguridad Social.
Antes de meter nada se ve qué va a pasar con cada fila: quién vuelve a esta empresa (con su relleno de la última vez), quién está en otra empresa de la cartera (se trae quién es, nunca su contrato, porque describe su relación con aquella empresa), quién es nuevo y quién no entra —el DNI con la letra mal, el mismo DNI repetido, quien ya está de alta ahí—.

El DNI se comprueba antes de buscar a nadie. Un dígito cambiado no encuentra la ficha que existe, y esa persona se daría de alta dos veces.

Sin NAF no hay alta

El NAF es el número con el que la Seguridad Social conoce a esa persona, y sin él el alta no se puede comunicar. Para quien no consta en la aplicación, la fila ofrece «Buscar su NAF», que entra a Sistema RED con el certificado del cliente y lo consulta.

Si la Seguridad Social responde que no consta, no es un fallo de la consulta: quien nunca ha trabajado en España no tiene NAF, y conseguirlo es un modelo TA.1, un trámite distinto. Reintentar no lo va a encontrar.

Lo que impide lanzar y lo que solo avisa

No todas las incidencias son iguales, y mezclarlas es lo que hace que nadie lea los avisos.

Impiden lanzar (rojo): falta la fecha, la cuenta, el grupo, el contrato o la ocupación. Y con contrato eventual (402/502), el colectivo: debe ser 967 si la causa es imprevisible o 968 si es previsible —971/972 en artistas—, porque sin él Sistema RED rechaza el alta. El NIF/NIE se valida de verdad: si la letra de control no cuadra, la fila no sale.

Solo avisan (ámbar): la fecha de alta ya pasada, un contrato parcial sin coeficiente, fechas cruzadas, discapacidad sin grado, formativo sin formación académica o una sustitución a medias.

La fecha ya pasada es la que más cuidado pide, por lo que decíamos de las sanciones: con «fecha para todas» es facilísimo ponérsela sin querer a treinta personas.

Comprobar y ensayar antes de tocar el portal

«Comprobar sin lanzar» dice cuántas altas valen, cuántas no y por qué, sin abrir sesión en Sistema RED. Es la diferencia con mandar un fichero por remesas y enterarse de los errores en el acuse.

Y hay dos botones de ensayo que recorren el lote entero sin comunicar nada: ni un movimiento, ni un TA2, ni una línea en el histórico. El «ensayo rápido» pasa en segundos, para ver el flujo; el «ensayo a escala real» tarda lo que tardaría de verdad, y es el que responde a «¿cuánto voy a estar?». Se distingue en todo momento del lote real: barra azul, rótulo ENSAYO y justificante sellado como tal, que no acredita ningún alta.

Cuánto tarda de verdad

El tope es de 30 altas por lote, y el número sale de un reloj, no de una intuición: midiendo lotes reales, un alta son 130 segundos de media, con un rango de 30 a 297. Treinta altas son unos veintidós minutos de portal en condiciones normales.

Por eso la pantalla dice «12 de 29» y nunca «faltan 8 minutos»: con ese rango, cualquier cuenta atrás se incumple sola.

El lote vive en el servidor: se puede cerrar la ventana y seguir con otra cosa. Y queda guardado, así que un reinicio no se lleva por delante quién falló y por qué.

El justificante: un solo papel

Al terminar sale el resumen —cuántas se comunicaron, cuántas no, cuántas ya constaban— y un justificante en PDF con todo el lote en un único documento, con el número de documento de cada TA2. Es lo que se archiva o se le manda al cliente, en lugar de treinta TA2 y treinta IDC sueltos.

Los fallos van agrupados por causa, no en una lista: doce rechazos del mismo código son un problema, no doce. Y cada código de la Tesorería sale traducido cuando se sabe qué significa; el que no, se enseña tal cual, porque inventar el significado del rechazo de un organismo sería peor que no traducirlo.

Solo se reintenta lo que no llegó a grabarse —se cayó la conexión, el portal no respondió—. Un rechazo de la Tesorería no se reintenta: repetirlo da el mismo no y gasta el certificado del cliente. Y un fallo del que no se sabe cómo acabó tampoco, porque reintentarlo a ciegas duplicaría el movimiento ante la Seguridad Social, que es lo más caro de deshacer que hay.

Bajas en lote: lo mismo, pero con más red

Las bajas siguen los mismos cuatro pasos, con dos diferencias que piden cuidado. Y piden cuidado porque deshacer una baja es caro: si aún no ha llegado su fecha de efecto se elimina con el trámite de movimientos previos; si ya está consolidada, hay 72 horas; pasadas, queda CASIA.

Por eso aquí se bloquean cosas que en el alta solo avisarían.

Tres vías para armar el lote, y se pueden mezclar

Una empresa entera, que saca toda su gente en alta. Es la vía que más se usa, porque casi todas las fichas vienen de la sincronización de Sistema RED y no de altas hechas desde la plataforma.
Uno o varios lotes de altas anteriores.
Buscando a alguien concreto por nombre, NIF o NAF.

La causa arranca vacía, y no es un descuido

En la ficha de un trabajador, proponer «fin de contrato» por defecto es razonable: se está mirando a una persona. Aplicar ese valor a treinta de un solo gesto es otra cosa completamente distinta.

Dos avisos que la pantalla da y que conviene conocer aunque se trabaje sin herramienta:

Los códigos de suspensión y excedencia (63, 69, 73, 74, 76, 80) no son ceses, pero dejan al trabajador marcado como baja. La fila lo advierte antes de aplicar una causa común a todo el lote.
El 89 (cambio de cuenta de cotización) no está disponible: no es una baja, espera un alta inmediata en la otra cuenta y se tramita de uno en uno.

La cuenta de cotización se enseña pero no se edita: el trámite va por la cuenta en la que la persona consta de alta, y esa la dice su ficha. Si cambió de cuenta desde el alta, la fila se bloquea y lo dice.

Declarar de dónde vino la orden: obligatorio en las bajas

A diferencia de las altas, en las bajas hay que declarar cómo pidieron cada una, y hace falta una por empresa. El botón de lanzar no se activa sin ello.

El motivo no es burocrático: una baja comunicada sin constancia de quién la pidió es un despido de facto ante la Tesorería. Y uno solo para todo el lote tampoco valdría, porque sería falso para las demás empresas —lo que es peor que no tener ninguno, porque parece prueba—.

El listón es bajo a propósito: basta indicar la vía (llamada, correo, WhatsApp). El texto solo se pide si fue por correo, que es donde de verdad aporta. Al pegarlo se leen solos el remitente, el asunto y la fecha, y los NIF, NAF, IBAN y fechas que contenga salen resaltados y se copian con un clic —pero no rellenan ningún campo por su cuenta: lo que se comunica a la Seguridad Social lo decide el asesor—. Si el remitente no consta como contacto de esa empresa, sale un aviso: es la señal de una orden dada por quien no debía.

Queda guardado con el nombre del asesor, la fecha y una huella del texto, y sale impreso en el dossier del trámite.

Las bajas del fin de semana

Muchos de estos contratos son de fin de semana: alta el viernes, baja el domingo. La lista del alta es la lista de la baja, así que desde el resultado del lote de altas, el botón «Dar de baja a los de este lote» abre la pestaña de bajas con ellos ya cargados. Y para llegar al lote del viernes desde el domingo están los «Lotes anteriores», que guardan los últimos veinte.

Antes de lanzar, «Comprobar sin lanzar» mira si alguien ya está de baja, si ha cambiado de cuenta o si ya tiene una baja programada —porque si se lanza ahora, el día señalado se tramitaría por segunda vez—.

Vía 2: que los datos los pongan la empresa y el trabajador

La otra mitad del problema es el trabajador nuevo. Ahí no hay alta anterior ni IDC del que tirar: hay que conseguir sus datos, y pedirlos por correo es la vía más lenta que existe.

Un alta a cuatro manos, en paralelo

Desde el Portal del Cliente, la empresa inicia el alta y los dos formularios corren a la vez:

La empresa pone lo que sabe ella: cuenta de cotización, fecha de alta, tipo de contrato (con sus particularidades: fijo discontinuo, actividad cíclica intermitente, convenio del llamamiento), jornada completa o parcial con las horas semanales pactadas, grupo de cotización, ocupación CNO, categoría, horario semanal y salario bruto anual.
El trabajador recibe un enlace personal y rellena, en un formulario de seis pasos: identidad, domicilio, datos laborales, formación, el modelo 145 de IRPF y la firma de la cesión RGPD, con una revisión final antes de enviar.

Que corran en paralelo es el punto: la empresa no espera al trabajador ni el trabajador a la empresa. Cuando ambos terminan, el alta pasa a validación.

El formulario del trabajador, en su idioma

El formulario está disponible en los cinco idiomas cooficiales de España (castellano, catalán, euskera, gallego y valenciano) y en siete idiomas extranjeros (inglés, francés, rumano, árabe, portugués, ucraniano y chino).

No es un detalle cosmético. En hostelería, agricultura, limpieza o construcción, un formulario que el trabajador entiende es la diferencia entre un dato correcto y un dato inventado para poder pasar de pantalla.

El progreso se guarda solo: puede empezarlo en el móvil, cerrarlo y seguir después.

Por qué no hay foto del DNI

Es una decisión de producto deliberada, y merece la pena explicarla porque va a contracorriente:

El NAF no está en el DNI. La foto no aporta el dato más útil del alta.
El trabajador valida todos los campos igualmente, así que el OCR ahorra menos de un minuto de tecleo y añade confusión cuando se equivoca.
Almacenar fotos de documentos de identidad añade riesgo RGPD real —dato sensible, custodia, retención, supresión— sin un beneficio claro a cambio.

En su lugar se refuerzan las validaciones puras: letra de control del NIF/NIE, formato del NAF, dígitos de control del IBAN, coherencia entre jornada y coeficiente. Y el autocompletado se delega al backend, que consulta la Seguridad Social por NIF.

La firma de la cesión RGPD

La firma se captura en el propio navegador y se conserva con la IP, el navegador, el sello de tiempo y el hash SHA-256 del texto legal que se le mostró. Es decir: no solo consta que firmó, consta qué firmó exactamente.

Validación, aprobación y ejecución

Cuando las dos partes terminan, el sistema valida automáticamente campo a campo y el alta cae en la bandeja de la asesoría, ordenada por estado: inicio del alta, listas para el alta, auto-aprobadas, completadas y archivadas.

A partir de ahí, dos modos:

Revisión manual: el asesor revisa y pulsa «Aprobar» para que se ejecute en Sistema RED, o «Rechazar» si algo no cuadra.
Auto-aprobación: un interruptor hace que las altas con validación en verde se aprueben solas. Las que tengan cualquier aviso siguen pasando por revisión.

Al completarse se genera el resguardo de Sistema RED, se actualiza el IDC del trabajador y arranca el resto del proceso: el contrato, su firma electrónica, el registro en Contrat@ y los checks manuales que cada asesoría configure —renombrables, ampliables, y renombrar uno no borra las marcas ya puestas—.

Todo el ciclo queda auditado: quién accedió, qué modificó cada parte, cuándo firmó el trabajador, cuándo se aprobó y qué respondió Sistema RED.

Cuando el alta ya está hecha pero la ficha está a medias

Queda un caso muy frecuente: el trabajador ya está de alta —porque el alta se hizo en lote, o porque entró por la sincronización de Sistema RED— pero le faltan datos para poder hacerle el contrato.

Son precisamente los datos que Sistema RED no da: el correo, el domicilio, la fecha de nacimiento, el sexo y la nacionalidad. La afiliación —NAF, cuenta, contrato— sí la trae el sync; esto es lo otro. Como casi toda la plantilla heredada entra por ahí, la primera vez la lista suele ser larga.

La pantalla de «Fichas a medias» reúne a esos trabajadores y permite pedírselo a ellos: se les manda un enlace personal, con el nombre de su empresa y el de la asesoría, y lo que rellenen completa su ficha. Con tres reglas que evitan los problemas de siempre:

Lo que contesta rellena huecos, no pisa nada. Si dice algo distinto de lo que hay, manda lo que hay y queda guardado lo que él dijo, para que alguien lo mire.
A quien ya se le pidió no se le repite. Quien tenga una petición sin contestar, o a quien se le escribiera en las dos últimas semanas, queda en enfriamiento. Insistir al día siguiente no le hace contestar, y sí le enseña a ignorar los correos de la asesoría.
Quien no tiene correo no se pierde. El correo es justamente uno de los datos que faltan, así que su formulario se crea igual y se entrega el enlace para copiarlo y mandarlo por WhatsApp o en mano. Son los que tienen la ficha más incompleta: saltárselos en silencio sería lo peor que se podría hacer.

Solo cuenta como «a medias» lo que impide hacer el contrato. Que falte el IBAN, el teléfono o la profesión no trae a nadie a la lista: si se avisara de cualquier campo vacío, saldría la plantilla entera para siempre y nadie volvería a mirarla.

Preguntas frecuentes

Antes del inicio de la prestación de servicios, y como máximo con 60 días naturales de antelación a la fecha prevista de comienzo (art. 32 RD 84/1996).

¿Y para comunicar una baja?

Seis días naturales desde el cese, ampliados desde los tres anteriores por el Real Decreto 643/2026, en vigor desde el 1 de agosto de 2026.

¿Qué sanción tiene un alta fuera de plazo?

Es infracción grave del art. 22.2 de la LISOS y se cuenta una por cada trabajador afectado. El art. 40.1.e) fija multas de 3.750 a 12.000 € según el grado.

¿Se puede deshacer una baja mal comunicada?

Depende del momento: si aún no ha llegado su fecha de efecto, con el trámite de movimientos previos. Si ya está consolidada, hay un plazo de 72 horas. Pasado ese plazo, hay que ir por CASIA.

¿Cuántas altas se pueden lanzar de una vez?

En Certificadix, 30 por lote. El límite no lo pone el portal: lo pone el sentido común, porque a 130 segundos de media por alta son unos veintidós minutos de sesión contra Sistema RED.

¿Puede el trabajador rellenar sus propios datos?

Sí. Recibe un enlace personal y completa identidad, domicilio, datos laborales, formación, modelo 145 de IRPF y la firma de la cesión RGPD, en cualquiera de los doce idiomas disponibles. La empresa rellena en paralelo los datos del contrato.

¿Hay que aprobar cada alta manualmente?

Solo si se quiere. La auto-aprobación se puede activar para que las altas con validación en verde se ejecuten solas; las que tengan algún aviso siguen pasando por revisión.

¿Y si el trabajador no tiene NAF?

Sin NAF no se puede comunicar el alta. Si nunca ha trabajado en España, no lo tiene, y obtenerlo es un modelo TA.1 ante la Seguridad Social: un trámite previo y distinto.

El resumen

El trabajo de altas y bajas no se atasca en el trámite: se atasca en juntar los datos y en repetir el mismo formulario treinta veces. Las dos vías atacan cada una un lado del problema:

Cuando la gente ya trabajó allí, el prerrelleno desde el alta anterior o desde el IDC deja el lote casi hecho, y lo único que queda es poner la fecha y revisar.
Cuando la gente es nueva, el portal reparte el trabajo entre quien tiene cada dato: la empresa el contrato, el trabajador lo suyo, y las dos cosas a la vez.

En ambos casos, el alta acaba en el mismo sitio —comunicada en Sistema RED, con su justificante, su IDC actualizado, su contrato y su registro en Contrat@— y con constancia de quién la pidió, quién la tramitó y qué contestó la Tesorería.

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Fuentes normativas: Real Decreto 84/1996, art. 32 · Real Decreto 643/2026 (BOE) · Real Decreto Legislativo 5/2000 (LISOS), arts. 22.2 y 40.1.e) · Real Decreto-ley 1/2023 (incentivos a la contratación).

Este artículo tiene carácter informativo y no constituye asesoramiento jurídico.